Практически каждая компания выдает своим сотрудникам денежные средства в подотчет на различные цели для оплаты текущих расходов предприятия.
Учет выданных в подотчет сумм ведется в разрезе сотрудников. При этом порядок учета денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой компании, где в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица или возврата денежных средств. Таким образом, период нахождения подотчетных сумм «на руках» у сотрудника должен быть определен учетной политикой компании. Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены.
В конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», ред. 3.0 отразить возврат неизрасходованных подотчетных сумм можно только в виде наличных денежных средств.
Для возврата «непогашенных» работником подотчетных сумм используется документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником», который доступен в разделе «Банк и касса».
В документе указывается подотчетное лицо и счет учета, на котором присутствует «непогашенная» задолженность. Это может быть краткосрочная или долгосрочная задолженность подотчетных лиц.
В табличной части документа указывается список видов задолженности и сумм по каждому виду. При заполнении этих сведений следует руководствоваться данными, которые использовались при выдаче денежных средств в подотчет. Таким образом, в табличной части указываются те виды задолженности, по которым осталась «непогашенная» задолженность и по которым выполняется возврат денежных средств.
Перед заполнением табличной части, чтобы проверить, по каким видам и в каком размере осталась «непогашенная» подотчетная сумма, можно воспользоваться отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», который формируется по счету учета взаиморасчетов с подотчетными лицами (например, по счету 1251 «Краткосрочная задолженность подотчетных лиц») на дату возврата денежных средств.
При проведении документа «Приходный кассовый ордер» формируется бухгалтерская проводка по погашению существующей задолженности подотчетного лица с детализацией по видам.
Таким образом, в конфигурации автоматизирован учет по контролю и возврату неиспользованных подотчетных сумм, выданных работникам.