Документ Электронный акт выполненных работ формируется на основании первичных документов:
- Реализация ТМЗ и услуг;
- Акт об оказании производственных услуг.
Создание электронного акта выполненных работ предусмотрено как из списка учетных документов, так и из формы документа, при помощи кнопки АВР – Создать электронный АВР.
Созданный АВР заполняется автоматически и содержит реквизиты, указанные в первичном документе учета. Так же в АВР указывается ссылка на учетный документ и присваивается состояние Документ сформирован.
После формирования электронного АВР его необходимо отправить получателю через ИСЭСФ с помощью кнопки Отправить. Для выполнения отправки документа система запросит ключ ЭЦП пользователя, выполняющего отправку, и профиль пользователя для подключения к ИСЭСФ.
Если данные указаны верно, для документа формируется электронная цифровая подпись и производится его передача в систему ИСЭСФ Акты выполненных работ.
При успешной регистрации отправленного документа в системе ИСЭСФ ему присваивается регистрационный номер.
Регистрация полученных АВР
Для получения АВР из системы ИСЭСФ в форме Получение электронных актов выполненных работ из ИСЭСФ необходимо выбрать профиль ИСЭСФ, для которого выполняется получение, и нажать на одноименную кнопку.
В этот момент в информационной базе появятся полученные АВР, а статусы ранее полученных АВР будут обновлены.
Важно! При первой синхронизации в форме Получение электронных актов выполненных работ из ИСЭСФ необходимо заполнить поле Начальная дата АВР.
Входящие документы будут получены, начиная с даты, указанной в поле Начальная дата АВР. Если данное поле оставить пустым, то будут получены все документы, имеющиеся на сервере ИСЭСФ.
Исходящие документы будут обновлены, начиная с даты, указанной в поле Начальная дата АВР. Если данное поле оставить не заполненным, то будут обновлены все исходящие документы, имеющиеся на сервере ИСЭСФ.
Схема получения актов выполненных работ в электронном виде похожа на схему отправки, но в «обратном» направлении.
При загрузке АВР из ИСЭСФ в учетной системе автоматически создаются новые документы Электронный акт выполненных работ, на основании которых затем регистрируются стандартные документы Поступление ТМЗ и услуг.
Если АВР не отражен в учете, то в форме этого документа будет присутствовать надпись (гиперссылка) Документ не отражен в учете.
Нажав на эту надпись, появляется возможность выбрать документ Поступление ТМЗ и услуг. Через кнопку Отражение в учете можно создать и выбрать документ, в зависимости от выбранной команды.
Полученный АВР необходимо подписать и отправить поставщику или отклонить в случае ошибки. Для этого нужно нажать на кнопку Изменить статус.
После нажатия на действие Подтвердить выходит форма Подтверждение актов выполненных работ.
После нажатия на кнопку Подтвердить АВР в ИСЭСФ, данный акт подписывается ЭЦП и отправляется поставщику уже со статусом подтвержденного документа.
Если отклонить АВР выходит соответствующая форма, в которой необходимо указать причину и нажать на кнопку Отклонение актов выполненных работ.
У АВР присваивается состояние Документ отклонен получателем.
Ограничения подсистемы «Электронные акты выполненных работ»
1. В форме списка документов можно создать только АВР для одного документа отгрузки, даже если будет выбрано несколько документов.
2. В настоящее время в некоторых случаях при отказе в регистрации АВР на сервере ИСЭСФ в учетную систему не поступает информация о причине отказа в регистрации документа. Эта проблема связана с ограничениями в действующем APIИСЭСФ. До устранения проблемы рекомендуется выяснять причину отклонения средствами портала ИСЭСФ.
3. При выписке от Структурного подразделения, данные в АВР заполняются по Головной организации. При необходимости, данные можно скорректировать пользователем вручную, включив редактирование документа.