В конфигурацию добавлена возможность учета полученных оригиналов входящих и исходящих первичных документов от поставщиков и покупателей. Для использования функционала, позволяющего контролировать наличие подписанных оригиналов первичных документов, необходимо в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки установить признак Отслеживание состояния напечатанных документов.
Список состояний, позволяющих отслеживать наличие оригиналов, доступен для просмотра по ссылке Состояние оригиналов первичных документов (раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки).
Список содержит предопределенные элементы, которые предусмотрены для обозначения следующих состояний документов:
— Форма напечатана – автоматически присваивается для конкретной печатной формы первичного документа, которая была сформирована и отправлена на печать;
— Оригинал получен – устанавливается самостоятельно пользователем, получившим оригинал конкретной печатной формы.
При необходимости список состояний можно дополнить (кнопка Создать) элементами, которые требуются для контроля над наличием оригиналов с учетом специфики документооборота компании. Для созданных в учетной системе документов, формы которых не печатались и оригиналы не были получены, для состояния автоматически устанавливается значение Неизвестно.
Для учета оригиналов первичных документов в конфигурации предусмотрена роль Изменение состояний оригиналов, которая может быть назначена пользователям, работающим непосредственно с документами, т. е. менеджерам закупок, продаж и бухгалтерам. Для просмотра состояний без возможности изменения предусмотрена роль Чтение состояний оригиналов первичных документов.
Учет оригиналов реализован для следующих первичных документов конфигурации:
— Авансовый отчет;
— Поступление ТМЗ и услуг;
— Поступление доп. расходов;
— Возврат ТМЗ поставщику;
— Реализация ТМЗ и услуг;
— Возвраты ТМЗ от покупателей;
— Поступление НМА;
— Передача ОС и Передача НМА;
— Акт об оказании производственных услуг;
— Передача ТМЗ;
— Поступление из переработки;
— Реализация услуг по переработке.
Указать состояние Оригинал получен можно непосредственно в самом учетном документе при его создании (запись, проведение) по ссылке Состояние оригинала неизвестно.
Состояние Форма напечатана устанавливается автоматически при нажатии кнопки Печать в сформированной печатной форме документа.
При этом учет состояния, как печати, так и наличия оригинала, ведется отдельно для каждой печатной формы учетного документа. Сведения о состоянии каждой печатной формы доступны по команде Уточнить по печатным формам в форме Изменение состояния оригинала документа, непосредственно в которой для конкретной печатной формы установить состояние Оригинал получен.
А также функционал по учету оригиналов (сведения о состоянии и возможность его изменения) доступен в форме списка учетных документов и в специализированном рабочем месте Журнал учета оригиналов первичных документов (разделы Покупка и Продажа – Оригиналы первичных документов, раздел Предприятие – Сервисы — Журнал учета оригиналов первичных документов).
В форме списка документов для целей учета оригиналов доступны следующие возможности:
— просмотр состояния наличия оригиналов в специализированной графе — визуальное отображение наличия оригинала зависит от цвета пиктограммы: серый – отсутствует, синий – в наличии;
— в графе Состояние оригинала можно не только изменить состояние, но и проконтролировать все печатные формы данного документа с помощью команд:
o Оригинал получен;
o Форма напечатана;
o Уточнить по печатным формам…