типовом решении «Бухгалтерия для Казахстана» содержится большое количество отчетов, которые периодически необходимо предоставлять как руководителям предприятия, так и возможно другим пользователям программы (например, Расчетные листки). Для этого в решение была добавлена сервисная подсистема Рассылка отчетов. Подсистема Рассылка отчетов позволяет автоматизировать процесс предоставления необходимых отчетных данных для конкретных пользователей путем создания и настройки рассылок сформированных отчетов заданным получателям. Рассылки могут выполняться как по расписанию, так и по требованию.
Возможность создания нескольких разных рассылок упрощает работу, так как каждая отдельная рассылка, как правило, логически объединяет несколько отчетов, или несколько получателей, или имеет особенную периодичность доставки.
Для того чтобы указать, какие отчеты, кому, и в какое время нужно отправить, в программе существует справочник Рассылки отчетов. Этот справочник можно открыть в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки с помощью гиперссылки Рассылки отчетов.
Рассылка отчетов выполняется от имени учетной записи электронной почты. Настроить ее можно в подразделе Администрирование – Органайзер. У учетной записи должна быть реальная возможность отправки почты.
Краткая схема работы с подсистемой Рассылка отчетов представлена в виде таблицы:
| ДЕЙСТВИЯ | ОТЧЕТЫ | |
| Обычный режим | Варианты отчетов | |
| Создание рассылки | Из формы списка справочника Рассылки отчетов | |
| Из формы отчета: | ||
| Используется
Упрощенная форма рассылки |
Используется форма элемента справочника Рассылки отчетов | |
| Настройка рассылки | В Упрощенной форме, открытой из отчета | — |
| В форме элемента справочника Рассылки отчетов | ||
| Отправка отчета | ● Автоматическая отправка
● Отправка «по требованию» |
|
Создание рассылки
Создать и настроить новую рассылку отчетов можно двумя способами:
● вручную добавив новый элемент в справочник Рассылки отчетов;
● создать рассылку из открытой формы отчета, выполнив соответствующую команду.
Для создания рассылки из формы отчета, работающего в Обычном режиме, используется команда Настроить рассылку отчета, вызывающая Упрощенную форму рассылки:
Для отчета в режиме Варианты отчетов доступны команды:
Создать рассылку отчетов — будет создана новая рассылка отчетов, в состав которой будет включен отчет, при этом открывается форма элемента справочника Рассылки отчетов.
Включить в существующую рассылку отчетов — отчет будет включен в состав существующей рассылки. Пользователю предлагается выбрать такую рассылку.
Создание нового элемента справочника Рассылки отчетов выполняется с помощью команды Создать формы списка рассылок.
Настройка рассылки
Для созданной новой рассылки вводится Наименование, а также выбирается вид рассылки. Вид рассылки определяет общую схему взаимодействия с получателями.
Всего существует три различных вида рассылки. Каждая из существующих рассылок относится к одному из этих видов:
● Отчеты указанным получателям — одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям. Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP;
● Свой отчет для каждого получателя — используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю.
● Только мне (личная рассылка автора) — отчеты получает по почте только пользователь, создавший эту рассылку (автор). Личные рассылки видны только автору.
Для видов рассылки Отчеты указанным получателям и Свой отчет для каждого получателя в поле Получатели можно выбрать тип получателей:
● Пользователи,
● Контрагенты,
● Контактные лица,
● Физические лица.
Для вида рассылки Только мне (личная рассылка автора) в поле Почтовый адрес нужно выбрать адрес электронной почты, указанный в контактной информации пользователя.
Отчеты, которые будут рассылаться, выбираются на вкладке Отчеты с помощью кнопки Подобрать.
В одну рассылку можно включить несколько отчетов из разных разделов программы.
Отчеты, доступные для рассылки, могут работать в двух режимах — в Обычном, и в режиме Варианты отчетов. От режима работы отчета зависит состав его настроек, доступный для изменения в рассылке.