Наличные денежные средства – это активы организации в денежной форме, находящиеся в кассе в виде денежных средств.
В конфигурации «Управление торговлей для Казахстана», ред.3 учет наличных денежных средств ведется в разрезе касс.
Перечень касс, используемых в информационной базе, отражается в справочнике «Кассы предприятия». Справочник доступен в разделе «Финансы» – «Кассы предприятия».
Каждая касса представляет собой место фактического хранения денежных средств.
Для каждой организации, учет которой ведется в информационной базе, можно задать неограниченное количество касс. При этом одна касса может принадлежать только одной организации.
Принадлежность кассы к конкретной организации определяется при ее создании.
В карточке кассы также может быть указано подразделение организации, к которому относится касса.
В кассе также необходимо определить валюту, в которой будет вестись учет денежных средств в рамках данной кассы. Валюта кассы устанавливается автоматически, в соответствии с валютой кассовой книги, которая определена для кассы. В кассе учет кассовых ордеров может вестись как в основной кассовой книге организации, так и в отдельной. При этом такую книгу необходимо указать самостоятельно.
После записи кассы изменение валюты запрещено.
Наименование кассы может быть автоматически сгенерировано программой на основании указанной валюты и организации. Также название может быть указано вручную.
Для возможности планирования денежных средств при помощи платежного календаря в карточке кассы указывается срок инкассации. Срок инкассации – это количество дней с момента выдачи наличных денежных средств из кассы до момента их зачисления на расчетный счет организации.
В кассе присутствуют настройки, которые влияют на контроль по расходу денежных средств.
При установке признака в настройке «Разрешить выдачу денежных средств без «заявок на оплату» программа не будет требовать для перемещения денежных средств с данной кассы предварительно утвержденной заявки на оплату.
При установке признака «Разрешить передачу денежных средств без «распоряжений на перемещение» в другие кассы» программа не будет отслеживать наличие утвержденного документа «Распоряжение на перемещение денежных средств».
При установке признака можно указать список конкретных касс-получателей, в которые денежные средства могут быть перемещены без оформления распоряжения на перемещение.
Поступление наличных денежных средств в кассу предприятия отражается при помощи документа «Приходный кассовый ордер». Документ доступен в разделе «Финансы» – «Приходные кассовые ордера», либо документ может быть создан на основании других документов. Документами-основаниями могут быть: «Счет на оплату», «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг» и т.д.
При создании нового документа необходимо указать вид операции прихода. При создании документа на основании документа вид операции определяется автоматически. Вид операции отражается в зависимости от смысла отражаемой операции. В конфигурации доступны следующие варианты:
Поступление оплаты от клиента;
Поступление оплаты от другой организации;
Поступление из банка;
Поступление из другой кассы;
Прочее поступление и т.д.
В зависимости от вида операции в документе будет отражен необходимый состав реквизитов. При создании документа на основании ряд реквизитов будет заполнен автоматически сведениями из документа-основания.
Операции выбытия наличных денежных средств в конфигурации отражаются при помощи документа «Расходный кассовый ордер». Документ доступен в разделе «Финансы» – «Расходные кассовые ордера», также документ может быть создан на основании документа, например, «Заявка на расходование денежных средств» или «Распоряжение на оплату».
При создании нового документа, по аналогии с документом «Приходный кассовый ордер», необходимо указать вид операции:
- Оплата поставщику;
- Выдача подотчетнику;
- Оплата другой организации;
- Выплата зарплаты через кассу;
- Выплата зарплаты работнику;
- Выдача в другую кассу;
- Прочая выдача и т.д.
В зависимости от указанного вида операции в документе будет доступен определенный состав реквизитов, доступных для заполнения. При создании документа на основании другого документа часть сведений будет заполнена автоматически по уже имеющимся данным.
По остаткам и движению денежных средств по каждой кассе формируются листы кассовой книги. Листы кассовых книг доступны в разделе «Финансы» – «Кассовая книга».
Кассовая книга может вестись отдельно по каждой организации, а также по каждому обособленному подразделению.
В кассовой книге формируются листы кассовой книги по движению наличных денежных средств за день. Заполнение листа кассовой книги производится на основании документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».
По кнопке «Печать» в форме списка документов отмеченные листы можно распечатать, а также распечатать титульный лист и последнюю страницу.
Мурзинцева Ольга, методист ТОО 1С-Рейтинг