На каждом оформляемом первичном документе обязательно должны стоять подписи ответственных за его оформление лиц. Это требование установлено Законом Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Закон требует наличия в первичном документе наименований должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. Ответственных лиц можно задать для организации, для обособленного подразделения, выделенного или не выделенного на отдельный баланс.
В унифицированных формах учетной документации специально предусмотрены реквизиты для указания должностей ответственных лиц и места для их подписей. Программа может автоматически заполнять эти реквизиты при формировании печатных форм. Для этого достаточно занести информацию об ответственных лицах.
Ответственные лица организации
Ответственные лица организации задаются в справочнике «Ответственные лица организаций».
В списке «Ответственное лицо» указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности в хронологическом порядке. Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.
Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственный деятельности:
- Руководитель – используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
- Главный бухгалтер – используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
- Главный бухгалтер для подписи банковских документов – используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
- Руководитель кадровой службы – используется в печатных формах кадровых документов;
- Кассир – используется при формировании печатных форм кассовых документов;
- Ответственный за налоговые регистры – используется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль;
- Уполномоченный представитель – используется при подготовке регламентированной отчетности;
- Уполномоченный подписывать счета фактуры за главного бухгалтера – используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
- Уполномоченный подписывать счета фактуры за руководителя – используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации.
Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.
Автоматическое заполнение реквизитов печатных форм
В документах «Реализация ТМЗ и услуг», «Акт об оказании производственных услуг», «Реализация услуг по переработке», «Счет-фактура выданный» по умолчанию поля заполняются значениями из регистра сведений «Ответственные лица организации». В печатную форму выводятся ФИО лиц, указанных в этих полях.
Например, так будет выглядеть накладная на отпуск запасов (3-2):
Внимание: в поле «Отпуск разрешил» система заполняет данные физического лица, указанного в карточке пользователя автора документа.