Перед началом ведения учета, как правило, в базе необходимо выполнить настройки, позволяющие отражать хозяйственные операции в полном объеме.
В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана», ред. 3.0 существуют функциональные опции, для включения которых необходимо провести дополнительные настройки.
Для отображения некоторых реквизитов настройка выполняется автоматически, при заполнении справочников, и не требует от пользователя дополнительных действий.
Например, к таким реквизитам относятся: «Организация», «Валюты», «Банковский счет», «Касса», «Склад», «Номенклатурная группа». Удаление добавленных элементов справочников не отключает отображение реквизитов и выбор видов операций в документах. Предполагается, что добавленный функционал будет использоваться в будущем.
В некоторых случаях отображение реквизита на форме документа зависит от того, сколько элементов зарегистрировано в справочнике. Например, для отображения в первичных документах реквизита «Организация» необходимо:
- чтобы в справочник «Организации» было внесено более одного элемента (раздел «Предприятие»). Например, если в указанном справочнике будет несколько элементов, то в документах появляется возможность выбрать организацию, от имени которой выписывается документ:
в настройках пользователя вести «Учет по всем организациям». В случае если данная настройка для пользователя не выполнена, то оформить документы можно только от имени организации, которая указана в качестве основной.
Аналогичным образом выполняется работа с указанием данных валюты. Т.е. реквизит «Валюта» доступен в документах, только если в справочнике «Валюты» заполнено более одного элемента. Например, в справочнике «Договоры контрагентов» можно выбрать валюту договора. Если в справочнике «Валюты» присутствует только один элемент, то выбор данного реквизита в договоре контрагента недоступен. Справочник «Валюты» можно открыть в разделе «Банк и касса» – «Справочники и настройки».
От количества элементов справочника «Валюты» зависит и отображение списка видов операций платежных документов. Если в справочнике «Валюты» больше одного элемента, то становятся доступны новые виды операций. Например, в документе «Платежный ордер (поступление денежных средств)» появляется возможность выбрать валютные виды операций.
Возможность выбора банковского счета и/или кассы в платежных документах доступна в том случае, когда в справочниках «Банковские счета» и «Кассы» заполнено более одного элемента. Например, при заполнении документа «Платежный ордер (поступление денежных средств)» становится доступен выбор банковского счета. Справочник «Банковские счета» можно открыть в разделе «Банк и касса» – «Справочники и настройки».
Отображение реквизита «Касса» в учетных документах зависит также от количества элементов справочника «Кассы». Если в справочнике создать два и более элемента, то на форме кассовых документов отображается реквизит «Касса» с возможностью выбора кассы из справочника (раздел «Банк и касса» – «Справочники и настройки»).
При указании более чем одного склада в справочнике «Склады (места хранения)» в документах по товародвижению появляется возможность выбора склада, по которому необходимо сформировать движение. Например, в документе «Списание ТМЗ» реквизит «Склад» недоступен для выбора, если в справочнике «Склады (места хранения)» введена только одна запись. При добавлении еще одной записи реквизит становится видимым и доступным для выбора нужного значения. Справочник доступен в разделе «Номенклатура и склад» – «Справочники и настройки».
При указании более чем одного склада в справочнике «Склады (места хранения)» в документах по товародвижению появляется возможность выбора склада, по которому необходимо сформировать движение. Например, в документе «Списание ТМЗ» реквизит «Склад» недоступен для выбора, если в справочнике «Склады (места хранения)» введена только одна запись. При добавлении еще одной записи реквизит становится видимым и доступным для выбора нужного значения. Справочник доступен в разделе «Номенклатура и склад» – «Справочники и настройки».
Выполнить настройку использования функциональности системы можно также через обработку «Функциональность программы» (раздел «Администрирование»). Для каждого раздела учета использование необходимых опций регулируется основной, выборочной или полной функциональностью программы. Если на момент настройки уже сформированы документы, то использование таких опций отключить нельзя.
Таким образом, реквизитный состав учетных документов регулируется функциональными настройками и наличием справочной информации, что позволяет гибко настраивать систему под нужды предприятия без выполнения дополнительных действий пользователя.