Организация может обеспечивать работников сотовой связью при производственной необходимости.
Лимит по расходам услуг сотовой связи, а также перечень должностей сотрудников, которым предоставляется сотовая связь в служебных целях, необходимо закрепить во внутренних локальных актах организации. В них же указывается судьба сверхлимитных расходов – обычно работодатель их удерживает из заработной платы.
Для подтверждения расходов на услуги связи необходимы следующие документы:
- договор с оператором связи;
- счет за оказанные услуги;
- утвержденный перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь.
Бухгалтерский учет
В целях бухгалтерского учета расходы организации, связанные с оплатой услуг связи (для производственной деятельности), включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором были произведены.
Если договор с оператором связи заключает сам работодатель, то в учете стоимость услуг оператора отражается следующим образом:
- в части не превышающей установленный лимит отражается по дебету затратных счетов 7100, 7200, 7400) и кредиту счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
В случае компенсации расходов на сотовую связь работнику (договор с оператором заключен работником) в бухгалтерском учете такие расходы отражаются по дебету счетов затрат (7100, 7200, 7400) в корреспонденции со счетом 1284 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность».
Если работнику предоставлялся аванс на оплату услуг связи, то он должен составить авансовый отчет и предоставить работодателю документы, подтверждающие такие расходы.
Порядок отражения операций по расходам на услуги сотовой связи следует закрепить в учетной политике.
Налоговый учет
В целях налога на прибыль расходы на услуги связи учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством.
НДС по расходам на связь принимается к вычету после получения от поставщика счета-фактуры в полной сумме. При этом НДС, предъявленный оператором сотовой связи, в размере, относящемся к разговорам в пределах лимита, принимается к вычету в установленном порядке. Задолженность же работника по оплате сверхлимитных разговоров отражается с учетом НДС, который включается в сумму затрат, подлежащих компенсации работником, и не принимается к вычету.
Если работникам установлен лимит расходов, то суммы, превышающие лимит, сотрудник должен возместить организации из собственных средств. Полученные средства будут для налогоплательщика внереализационным доходом.