Подотчетное лицо после истечения срока, указанного в учетной политике предприятия, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу должен предъявить отчет главному бухгалтеру или бухгалтеру.
Срок для отчета по денежным средствам (и наличным, и безналичным), полученным на командировочные расходы, отражен в учетной политике предприятия. Срок для отчета по безналичным денежным средствам, полученным на иные цели, законодательно не установлен и обычно закрепляется в локальных нормативных документах организации или устанавливается приказом руководителя при выдаче денежных средств под отчет.
Если работник, получивший денежные средства под отчет, в установленный срок не представил авансовый отчет об их использовании, не вернул неиспользованные денежные средства, или авансовый отчет обоснованно не утвержден руководителем организации, то деньги могут быть удержаны из зарплаты работника. Решение об удержании должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неиспользованных подотчетных сумм, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50 процентов. Если взыскать сумму задолженности по взаимному согласию невозможно, то работодатель может обратиться в суд.
Бухгалтерский учет
Денежные средства, выданные организацией под отчет, расходом не признаются, т.к. не соответствуют критериям признания расходов и отражаются в составе дебиторской задолженности.
Если работник не отчитался в срок по выданным ему подотчетным суммам, не вернул неизрасходованные денежные средства и не согласен с удержанием их из заработной платы, или пропущен месячный срок для принятия решения об удержании, то руководитель организации может принять решение о прощении долга или о взыскании долга в судебном порядке.
Непогашенная в срок и не обеспеченная гарантиями задолженность считается сомнительной, по ней требуется создать резерв по сомнительным долгам в общеустановленном. Задолженность, по которой истек срок исковой давности, или нереальная к взысканию, списывается за счет резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты организации, если резерв по ней не создавался. Для подотчетных сумм, по мнению Минфина РК, применяется общий срок исковой давности – 3 года.
Сумма прощенного долга по невозвращенным работником подотчетным средствам включается в прочие расходы организации на дату приказа руководителя о прощении долга.
Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами в соответствии с типовым планом счетов используется счет 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»:
- по дебету счета 1250 отражается выдача денежных средств под отчет, по кредиту – списание утвержденных руководителем организации израсходованных сумм или возврат неизрасходованных;
- суммы, по которым работник не отчитался или которые не вернул в срок, отражаются по дебету счета 1254, 2154 «Прочая долгосрочная задолженность работников (хищение, порча, материальный ущерб и др.)» в корреспонденции со счетом 1250 и в дальнейшем списываются:
- при удержании из заработной платы – в дебет счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда»;
- при принятии решения о прощении долга или при истечении срока исковой давности (признании задолженности нереальной к взысканию) невозвращенная подотчетная сумма списывается на счет 7480 «Прочие расходы».
Налоговый учет
Резерв по сомнительным долгам на задолженность подотчетного лица не создается.
При наличии одного из оснований признания дебиторской задолженности безнадежной долг по невозвращенной подотчетной сумме можно включить в состав внереализационных расходов. Основанием для признания долга безнадежным могут служить: истечение срока исковой давности, признание должника банкротом, прекращение обязательства в соответствии с гражданским законодательством в связи с невозможностью его исполнения или на основании акта государственного органа, вынесение судебным приставом-исполнителем постановления о прекращении исполнительного производства в связи с невозможностью взыскания долга.
Сумма прощенного долга по невозвращенным подотчетным средствам не признается расходом организации, поскольку не является обоснованными и экономически оправданными затратами.
Если организация простила работнику долг по невозвращенной подотчетной сумме или не может его взыскать, то у сотрудника возникает доход, признаваемый материальной выгодой, который облагается всеми налогами. Датой получения дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм будет являться дата, с которой взыскание долга стало невозможным, или дата принятия решения о прощении долга.
В программе «1С:Бухгалтерия для Казахстана», ред. 3.0 выдача подотчетных сумм отражается документами «Расходно-кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» или «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику». Расходы за счет подотчетных средств отражаются документом «Авансовый отчет», возврат неиспользованных подотчетных сумм – документом «Приходно-кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником».