После того, как заработная плата была начислена, ее необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета.
В типовой конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана», ред. 3.1 есть все необходимые инструменты для настройки способов отражения заработной платы.
Для этого используется справочник «Способы отражения зарплаты в учете» (раздел «Настройка» – «Способы отражения зарплаты в учете»), который представляет собой перечень шаблонов отражения зарплаты в учете.
Перечень состоит только из названий способов отражения. Со стороны бухгалтерской конфигурации он представляет собой тот же перечень шаблонов отражения данных о начислении зарплаты в учете, но с настроенными бухгалтерскими проводками для каждого варианта, чтобы в последующем при синхронизации данных сформировались проводки на счетах бухгалтерского учета.
В данном справочнике не настраиваются способы отражения для сумм по налогам, взносам, отчислениям, так как они отражаются на тех же самых счетах учета, что и заработная плата. Т.е. производить настройку нужно только для сумм начислений по заработной плате.
После того, как в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» внесены необходимые способы отражения, производится настройка по назначению способов отражения в учете.
В конфигурации существует несколько вариантов, с помощью которых можно назначить способы отражения в учете.
Первым способом является настройка для всей организации (раздел «Настройка» – «Организации»).
В настройках организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» по ссылке «Бухучет и выплаты зарплаты» настраивается способ отражения, который будет использоваться по умолчанию для всех, кто принят на работу в данную организацию. Также обязательно указывается дата, с которой эти изменения будут действовать.
Следующим способом настройки является способ для подразделения («Настройка» – «Подразделение»), где на закладке «Бухучет зарплаты сотрудников» указывается способ отражения для указанного подразделения.
Для подразделения можно определить несколько вариантов настройки:
- Как указано для организации – используется тот же способ, который настроен для организации;
Распределяется по счетам, субконто – этот вариант позволяет отразить зарплату работников подразделения на разных счетах в соответствии с установленной долей распределения.
Для индивидуальных настроек способа отражения можно использовать настройку для сотрудника. Этот способ определяется в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учет затрат».
В случае когда необходимо настроить распределение плановых начислений сотрудника по различным способам отражения в заданном месяце, применяется еще один способ настройки – с помощью документа «Распределение основного заработка» (раздел «Зарплата»). Документ составляется на месяц, индивидуально на каждого сотрудника.
В табличной части документа указываются способы отражения в учете и доля распределения. Общая сумма долей должна равняться 100 %.
Способ отражения в учете также можно указать и для конкретного начисления (раздел «Настройка» – «Начисления»). Для этого в настройках начисления (закладка «Налоги, взносы, бухучет») настраивается способ отражения.
Для начисления можно определить несколько вариантов настройки:
- Как указано для сотрудника – используется тот же способ, который настроен для сотрудника;
Как задано для базовых начислений – данный способ подходит для процентных начислений;
Как задано для начисления – настраивается способ отражения непосредственно для начисления в поле «Счет, субконто».
Для некоторых отдельных документов по заработной плате, таких как: «Премия», «Материальная помощь», «Разовое начисление» и др. можно задавать индивидуальные способы отражения в учете непосредственно в документе.
После того, как все настройки отражения в программе выполнены, а также оформлено начисление заработной платы в конце месяца, создается документ «Отражение зарплаты в бухучете», который заполняется, учитывая выполненные настройки.
Заполнение документа происходит в зависимости от приоритетов настройки:
- Наименее приоритетной является настройка «Для всей организации»;
- Затем проверяется настройка «Для подразделения»;
- Следующая настройка – «Для сотрудника»;
- Затем проверяется настройка «Для начисления»;
- Самыми приоритетными являются настройки, определенные в документе «Распределением заработка сотрудника» и для отдельных документов по заработной плате (таких как «Премия», «Разовое начисление» и др.).
В последующем эти данные передаются в конфигурацию «Бухгалтерия для Казахстана», ред. 3.0, где и формируются бухгалтерские проводки.
Таким образом, в конфигурации «Зарплата и управление персоналом для Казахстана» реализована возможность настраивать способы отражения так, как необходимо пользователю.
Слонова Ольга, методист ТОО «1С-Рейтинг»